税理士への確定申告資料の送り方(書類のまとめ方編)

このページでは、確定申告書類を税理士へ送る際の「書類のまとめ方」について、記載していきます。

もちろん、どうやってまとめるかは、ご自身の自由ですが、書類を受け取る側の税理士側としては、こうやってくれると助かりますということを記載しております。

なお、下記の資料は原本は必要ありませんので、メール等で送っていただく形でも構いません。

  • 送り状
  • ふるさと納税の資料
  • 医療費控除の資料(セルフメディケーションを含む)
  • 国保、年金、イデコ、小規模企業共済、生保、地震保険
  • 源泉徴収票(会社員やパートをした方など)
  • 売上の資料(支払調書、支払通知など)
  • 印刷費、在庫
  • 外注費
  • 経費
  • 通帳やカード明細

送り状

まずは、送り状。

ここでいう送り状とは、郵送や宅急便などで送った場合にいれる簡単な挨拶文のことを指しています。

そういったものを入れない方もいます。こういったものはなくても良いのですが、もしも、送り状を書いてくださる方は、下記の内容の記載があると助かります。

・氏名、

・送った日付、

・電話OKの方は、電話番号と連絡可能な時間帯(いつでもOKとか、午後がよいなど)、

・「あとで支払調書送ります」など追加資料があるのか、「別途メールでも資料を送っています」などの記載もあるとありがたいです。

・引っ越した場合や、これから引越する場合には、引っ越しの時期や新しい住所など

・世帯主が変わったり、家族が増えた場合には、その情報

・「今回から親や祖父母を扶養に入れます」、「障がい者手帳、更新しました」、「ひとり親控除や寡婦控除使います」などの連絡事項

・「インボイスの登録しました。」「簡易出しました。」など税金の届け出についての情報

・疑問に思っていること、今回の確定申告で不安に思っていることなど

こういった内容はメールで送っていただいても構いません。

ふるさと納税の資料

ふるさと納税がある方は、自治体から送られてきた寄付金受領証明書か、寄附金控除に関する証明書を送るとともに、年間の寄付金額の合計額も教えていただけると助かります。

また、ほとんどの方は、「寄付金受領証明書」だけを送ってくださるのですが、中には「ワンストップ特例申請書」がついた状態で送られてきたり、中には、封筒やハガキを開封しない状態で送ってくる方もいました。

当税理士事務所では、寄付金受領証明書をスキャナーで読み込んで処理しており、すぐに読み込めるように寄付金受領証明書を広げた状態で送っていただくのが、一番有り難いです。

「ワンストップ特例申請書」などの寄付金受領証明書以外の書類が含まれていると、まず、書類を分類するところから始めなければいけなかったりして手間がかかりますし、使わない資料を捨ててよいのか、返却した方がよいのかも判断が難しいです。

また封筒やハガキを開封しない状態で送られてくると、開封作業も大変ですし、ゴミを捨ててよいのかも判断できませんし、余計な手間がかかります。

自治体から送られてきた書類の中で、確定申告で使うものは、寄付金受領証明書だけですので、他の資料はご自身で廃棄をお願いします。

また元々の証明書があるのに、再発行された寄付金受領証明書も送られてくることもありました。こうなってくると、番号をチェックして重複がないか調べる手間も増え、ややこしくなってしまいます。

最近では、特定事業者が発行する「寄附金控除に関する証明書」というものがあって、これは何かというと、ふるさとチョイスやさとふるなどのふるさと納税のサイトで発行する証明書もあります。

こちらの証明書ですと、一覧にまとめられていますので、書類が少なくて済みますし、合計額も書いてあるので、間違いが起こりにくいと思います。

医療費控除の資料(セルフメディケーションを含む)

支払った医療費があるという方は、医療費の領収書を送ってください。

その際には、医療費の領収書だけを送ってください。診療内容が書かれた明細は要りません。

医療費の領収書もスキャナーで読み込んでおりますので、医療費の領収書を広げた状態で送って頂くのが一番有難いです。

ホチキスやテープで止めないでください。スキャナーが詰まってしまいますし、書類がぐちゃぐちゃになってしまいます。

またセルフメディケーション税制の適用を受ける方は、「セルフメディケーション税制の明細書」の記載が必要となりますので、こちらの明細書を記載していただくか、その記載内容をお知らせください。

(国税庁:「セルフメディケーション税制の明細書」)

国保、年金、イデコ、小規模企業共済、生保、地震保険

自治体の国民健康保険料や文美国保の保険料、国民年金保険料、イデコ、小規模企業共済、生命保険、地震保険などがある場合には、その控除証明書などを送ってください。

国民健康保険料については、支払額が分かればよいので、証明書は必要ありません。合計額を記載したメモや、支払ったときの納付書を送ってください。自治体によっては、年間の支払額をハガキなどで送ってくれる自治体もありますし、電話をすると年間の支払額を口頭で教えてくれるところもあります。

文美国保の保険料は、年明けにハガキが送られてくるので、そちらを送ってください。

国民年金保険料は、一括納付や毎月きちんと納付しているという方は10月頃にハガキが送られてくるので、そちらを送ってください。気まぐれに払っているという方は、支払情報がハガキに記載されていないこともありますので、ハガキだけでなく、支払ったときの納付書も送ってください。

 

イデコは、「国民年金基金連合会からの「小規模企業共済等掛金払込証明書 確定拠出年金(個人型年金)」」というハガキを送ってください。この書類にはイデコという文字は入っていません。

小規模企業共済は、「小規模企業共済掛金払込証明書」というハガキを送ってください。なお、このハガキには、年間の支払額が記載されていませんので、年間の支払額を記載していただけると有難いです。

生命保険や地震保険がある場合には、生命保険料控除証明書や地震保険料控除証明書を送ってください。

源泉徴収票(会社員やパートをした方など)

会社員の方やパートをしたという方、アシスタントを雇用契約で行った場合など、源泉徴収票を受け取ったという方は、源泉徴収票を送ってください。

なお、年末調整にて、生命保険や地震保険などの調整が行われているという方は、その情報は源泉徴収票に記載されておりますので、生命保険や地震保険の控除証明書は必要ありません。

売上の資料(支払調書、支払通知など)

売上先へ送った請求書や売上先から届いた支払通知書、支払調書などがありましたら、送ってください。

最も知りたい情報は、源泉徴収の有無です。その情報は支払通知書に記載されておりますので、支払通知書を送ってください。

源泉徴収とは、前払いした所得税のことです。ですから、源泉徴収されているのに、源泉徴収なしで確定申告をしてしまうと、所得税の二重払いになってしまって損してしまいます。

またブースなどで物販している場合には、売上総額と、そこから引かれた送料や手数料の情報も必要となりますので、その画面も印刷してください。

※メール等で送っていただく場合には、売上先ごとにフォルダーを作って送ってください。

※郵送で送って頂く場合には、弊事務所にてコピーを取りますので、広げた状態で送ってください。

 

参考として、売上先ごとの書類を記載しておきます。

※翌月払いの場合には、翌年1月入金分の資料まで送ってください。

・各出版社 支払通知書や支払明細書、支払報告書、支払調書

出版社ごとに名称やフォーマットは異なりますが、支払いがあるごとに支払通知書が送られてきて、年明けに支払調書が送られてくるのが、一般的なようです。

通帳への入金記録と支払調書があれば、支払通知書がなくても、おおむね分かることも多いですが、通帳での入金記録だけですと、いくら源泉税を引かれたのか分からないので、損してしまうかもしれません。また青色申告ですと、月ごとの売上額を記載しますので、支払通知書が欲しいところです。

原稿料の場合には、請求書を送る場合もあるようです。

・ラインデジタルフロンティア 支払調書

詳しい操作方法は存じ上げませんが、ご自身で手続きして出力するようです。

・委託販売 毎月の売上連絡票、原稿料がある場合には支払調書

例えば、売上連絡状(虎の穴)・お支払い報告書(メロンブックス)、

・DL販売 毎月の売上連絡票、支払調書

売上合計明細書(エイシス)・支払明細(デジタルコマース)

・イベント売上 日付と売上額を記載したもの(ご自身で作成したエクセルや手書きのメモで構いません。)

印刷費、在庫

同人誌や同人グッズなどの物販をしている場合には、印刷費などの制作費用が発生していると思いますので、その資料を送ってください。

知りたい情報は、どの作品を何部作ったのかです。例えば11月に15万円支払ったという情報は、カード明細や通帳に載っていることもありますが、さらに詳しいどの作品の制作費なのか、何部作ったのかといった情報も必要になります。

また、もしも年末に売れ残りがある場合には、それは在庫となりますので、12月31日の夜の時点で、どの作品が何部残っているのか、メモしておいてください。

◎間違いやすいポイント

在庫の金額は販売価格ではなく、原価、つまり印刷費・制作費ベースで計算します。

販売価格で集計している方が非常に多いです。販売価格で集計すると税金が多くなってしまって損することもあります。

例えば1冊500円で頒布している本が1冊残ったとします。このときの在庫金額は、500円ではありません。

この本は、15万円で500冊印刷したものとしたら、一冊当たりの印刷費は300円となります。この300円が在庫金額となります。

外注費

アシスタントさんに依頼した場合には、外注費となることが多いです。(雇用している場合は給与となります。雇用の場合には源泉徴収などの問題が出てきます。)

外注費の支払いは、できるだけ振込で行ってください。

現金で払うと架空経費ではと疑われることもあります。(もしも現金で支払った場合には、領収書を受け取ってください。先方の本名、住所、電話番号等の情報を記録しておいてください。)

経費

経費の資料(レシート)は、広げた状態で送ってください。月ごとに分ける必要はありません。

タクシー代、カフェ代、交際費など、科目毎にまとめておいていただけると、大変助かります。

レシートなどは、そのまま機械で読み取りますので、ノートには貼らずに送ってください。

アマゾンなどは、注文履歴をCSVでダウンロードして送って頂くと大変助かります。

通帳やカード明細

通帳やカード明細は、CSVデータで送って頂けると有難いです。

できるだけ、事業専用でつかうカードをひとつ決めていただいて、そのカードから支払ったものはすべて事業経費となるように、プライベートな支出と分けてください。

通帳についても、事業専用でつかう口座を決めていただいて、すべての売上はその口座に入金されるようにしてください。現金売上も一旦、その口座に入金していただくことで、売上計上漏れを防ぐことができます。

さいごに

最後までお読みいただきありがとうございました。

くり返しになりますが、どうやってまとめるかは、ご自身の自由です。書類を受け取る側の税理士側としては、こうやってくれると大変助かりますということを記載しました。

税理士へ確定申告の資料を送る方法(手段編)はこちら

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