領収書を紙に貼る必要はあるのか

このページでは、領収書やレシートを紙に貼る必要があるのかについて記載していきます。

結論としては、紙に貼る必要はありません。

量にもよりますが、量が少ない場合には封筒へ、量が多ければ段ボールなどに入れて保存しておけば問題はありません。封筒や段ボールを例に出しましたが、紙袋でもクリアファイルでもなんでも構いません。個人事業の方でしたら、宅急便の袋などが、１年分の書類を保存するのに、ちょうどよいサイズかもしれません。

税務調査の際にも、紙に貼っていないからといって問題にはなりません。

「証憑はこちらにありますので、ご覧ください」といって、封筒や段ボールなどを渡せばそれでOKです。

調査官によって、方法は異なると思いますが、領収書やレシートを見てチェックしたいものを探すパターンと、総勘定元帳をみて、チェックしたい領収書やレシートを探すパターンがあります。

「総勘定元帳をみて、チェックしたい領収書やレシートを探す」パターンとは、例えば総勘定元帳の中に、交際費として飲食代５万円というものがあったとします。そういったときに、「〇月〇日のこの領収書見せてください」と言ってくるパターンです。自分で探す調査官もいますし、こちらに探させようとする調査官もいます。

レシートや領収書の量が少なければ、探すのは簡単です。量が多いときは、「この袋は私が探しますので、あなたはこちらの袋お願いします」といったかたちで分担して探すこともあります。

昔のやり方が残っていて、紙に貼っているというケースが多いように感じています。一人で仕事をしている場合などは、紙に貼るメリットは特には思いつきません。

紙に貼った方がよい例としては、従業員がいる場合の経費精算の時があります。従業員の中には書類をなくしやすい方もいると思います。領収書やレシートの紛失を防ぐために、紙に貼ってもらって精算というのは有効だと思います。

また紙に貼って提出してもらうことで、領収書の再利用を防ぎ、重複精算を防ぐことにも繋がります。

最後に筆者がおすすめする領収書やレシートの保管方法をご紹介します。

まず、領収書やレシートは折りたたまずに伸ばした状態で保管した方がよいと思います。これは、折りたたむと折った部分の印字が消えてしまいやすいからです。あまりにも長いレシートですと折りたたむしかありませんが、その場合にも、日付や金額などの重要な部分はおらないようにした方が無難だと思います。一説によると、内側に折りたたんで保管した方が印字が消えにくくてよいという説もありますが、折りたたむと調査の際に、探すのが手間ですので、伸ばした状態のまま保管の方がよいのではと思います。

次に保管場所。レシートの印字は日光にあてると消えてしまうものもありますので、日陰で保管した方が無難と思います。といっても神経質になりすぎることはありません。袋などに入れてクローゼットなどの中に置いておくだけで問題なく保管できます。

慎重な方は文字が消えた時に備えて、レシートをコピーしたり、スキャンして取っておくという方もいるようです。筆者の考えとしては、そこまでしなくてもよいのではないかなと思っております。

領収書やレシートの保管は、伸ばして、袋や段ボールなどの入れ物に入れて保管するだけでも問題なく保管できます。