税理士へ確定申告の資料を送る方法

このページでは、税理士への資料の送り方について、ご紹介していきます。

初めて確定申告を税理士へ依頼する場合など、どうやって送ればいいのか、悩んだことはありませんか?

結論を言ってしまえば、税理士側としては、資料が届けば良いのですが、できればお互いに楽な方法でやり取りしたいものです。

楽な送り方をご紹介します。

 

※コロナウイルス感染症の影響でリモートワークしている(事務所へ出勤していない)税理士もいるかと思いますので、送る前に送り先の住所や、送付方法についてその税理士へご確認ください。せっかく送ったのに不在で受け取ってもらえなかったということにもなりかねません。

レターパックライト(青いレターパックのこと。)

郵便局やコンビニで、レターパックライトというものを買うことができます。料金は370円です。

これは、送る側は郵便ボストへ投函、相手へも郵便受けへ届けてくれる配達サービスです。

レターパックライトを勧める理由は、

・料金が一律料金

・送るときに郵便局へ行かなくてよい

・入れ物が厚手なので、書類が破損しにくい。

が挙げられます。

主なデメリットは、厚さが3センチまで、といった制限がある点です。

しかし、少量の書類でしたら、クリアファイルに入れた上で、レターパックライトで送るのが楽だと存じます。

一応、追跡もできますので、投函する前に、追跡番号が書かれたシールをはがしておいてください。(ときおりシールをはがさずに投函してしまう方がいるようですが、そうすると追跡番号が分からなくなってしまいます。)

 

レターパック(赤いレターパックのこと。)

郵便局やコンビニで、レターパックというものを買うことができます。料金は520円です。

レターパックライトと同様に郵便ポストへ投函すればよいので楽です。

上記のレターパックライトとの主な違いは、厚さ制限がないという点と、相手の郵便受けではなく、手渡しで渡されるという点です。その分、料金が高くなっています。

メリットはレターパックと同じです。手渡しされるので、レターパックライトよりも安心という方も多いです。

レターパック、レターパックライトどちらを使うかは、ご本人次第です。どちらがよいかと聞かれれば、レターパックの方が安心ですねと答えるでしょうが、税理士側としては届けばよいので、どちらでも構いません。

なお、弊所に届く場合、レターパックライト(青い方)でも手渡しで渡してもらえることもあります。(おそらく、郵便物の量が多くて郵便受けに入りきらない場合や、他に手渡しや口頭で確認が必要なものがある場合には、ついでに持ってきてくれているのだろうと勝手に想像しています。)

段ボールや紙袋にいれて、宅急便やゆうパック(二重に梱包を!)

資料が多い場合には、紙袋や段ボールにいれて、宅急便やゆうパックなどでお送りください。

注意点としては、税理士側へ届いた時点で、箱が潰れていたり、紙袋が破れているケースが増えてきていますので、一旦、紙袋へ入れた上で、再度段ボールや紙袋へ入れて送るなど、梱包が破れても大丈夫なように送ってください。

特に佐〇急便ですと、破れていることが多いです。紙袋に入れる場合には角をガムテープなどで補強してから送るというのも対応策の一つかと思います。

大切な資料はコピーを取っておく、原本は送らないなどの対策をなさってください。

スクリーンショットや写メにしてメールで送る

源泉徴収票や支払調書、賃貸契約書など、資料の量が少なければ、スクリーンショットや写メなどでメールで送るという方法もあります。

この場合には、必ず文字がはっきりと読めるように送ってください。

写真をとるときには、ピントをあわせてとってくださいね。

ZIPファイルをメールで送る

毎月の支払い明細などを送る場合には、ZIPファイルにして送る方法もあります。

ファイル名は日本語よりも半角数字や半角アルファベットで設定しておいた方が、エラーが少ないようです。

データ便やドロップボックスなどにアップロードして、URLをメールで送る

データの量が多い場合には、データ便などのサービスを利用して送る方法もあります。

相手にURLを送れば、相手がダウンロードできるもののありますし、

ご本人の承認が必要な場合もあります。

承認が必要なサービスの場合には、URLを送った後、承認も忘れずにしてください。

送った側は、送ったつもりになっていたとしても、受け取る側はダウンロード出来ていないということもよくあります。

 

ドロップボックスなどを利用して送る方法もあります。

ドロップボックスの場合、一括でダウンロードするとファイル名が文字化けすることもあるようです。

税理士の中にはそういったことに詳しくない方もいますので、「もしもファイル名が文字化けした場合には、解凍するときに、「プログラムから開く」→「エクスプローラー」で開けば文字化けしないかもしれませんよ。」と一言、教えてあげてください。

スクリーンショットや写メをラインで送る。

スクリーンショットや写メをメールではなく、ラインで送るという方法もあります。

同じデータでもラインで受信すると、文字が見えるということもあります。

ラインでデータのやり取りをすることに抵抗のない方でしたら、この方法もあります。

FAXで送る

源泉徴収票などをFAXで送る方法もあります。

FAXの場合には、文字が潰れてしまっていることもあります。

その場合には、別途、メールや電話で「文字が潰れているのですが、なんて書いてありますか?」などと内容を確認することもあります。

事務所に持っていく

税理士事務所が近所にあるようでしたら、直接持っていくという方法もあります。

直接、郵便受けに入れておいたり、郵便受けに入りきらないようでしたら玄関に置いておいたり、営業時間内でしたら、直接手渡しという方法もあります。

夜間や早朝などに玄関に資料を置く場合には、中身が見えないように、袋の口はガムテープやクリップなどで閉じておいてください。また、盗まれる可能性もないわけではありませんので、リスクとのバランスで判断していただければと存じます。(なお、弊所では盗まれたという事例は発生しておりません。)

相談事がある場合には、資料を持っていくついでに相談するという方法もあります。しかし、相談は電話やメールでもできますし、資料も持ち歩くのも大変だと思いますので、楽な方法で対応していただければと存じます。

まとめ

このページでは税理士へ確定申告の資料を送る方法をご紹介しました。

税理士側としては、資料が届けばよいので、あまり悩まずに、楽な方法で、どんどん資料を送っていただきたいところです。

領収書を送る場合には、丸めずに、きちんと伸ばしてください。ノートには貼らないでください!

また、月ごとに分ける必要はありませんが、タクシー代、飲食代など、ジャンルごとに分けて送っていただけると大変助かります。

支払い通知や支払調書などは封筒から出して、広げた状態で送ってください。

アマゾンの領収書などを印刷する場合には、カラー印刷する必要はありません。(アマゾンなどの領収書は印刷せずにPDF化してメール等で送付される方も多いです。)

最後に宣伝です。

↓↓↓

税理士事務所では確定申告のご依頼を承っております。確定申告は是非、渋谷にある当税理士「創栄共同事務所」までご依頼ください。

当税理士事務所へのご依頼はこちらからどうぞ

お気軽にご依頼ください。

当税理士へのお電話でのご依頼はこちら

03-3770-4051

受付時間:8:00〜18:00

休業日:土曜・日曜・祝日

なお、早朝や夜間、週末などは電話に出ることはできません。恐れ入りますが、メールや問い合わせフォームからご連絡ください。

※営業電話はお断り。業務を妨害されて大変迷惑しております。迷惑行為をやめてください。

ご依頼・お問合せはこちら

ご依頼・お問合せはお気軽に

03-3770-4051

お気軽にご連絡ください。

代表税理士ごあいさつ

親切な対応と丁寧にお話を聞くことを心掛けております。
お気軽に創栄共同事務所までご依頼ください。