最近では年金事務所の調査の通知が届くことが増えてきたようです。
こういった書類を受け取ったとき、社長さんの対応はいくつかに分かれる気がします。
１つ目は無視。もちろん、無視することはお勧めしません。この手の書類を無視しても事態は改善しないでしょう。無視していると、今度は年金事務所の職員が、事業所（会社やお店）へ来たりするようです。
2つ目はどう対応してよいのか分からないから、とりあえず顧問税理士へ連絡する。当事務所も税理士事務所なのですが、お客様から「こんな紙が届いたけど、何が書いてあるの？要するにどうすればよいの？」といったご相談を受けることがあります。もしも通知が届いて困っているようでしたら、税理士へ連絡してみてはいかがでしょうか。読んでくれるのではないかと思います。
3つ目は、社労士へ連絡する。社労士がいる会社さんは、社労士さんへ連絡ください。
4つ目は、自力で対応する。年金事務所の調査は、税務調査と違って、あっさりとしている場合がおおいと聞きます。自力で対応なさるのもよい方法だと存じます。
年金事務所の調査では、通知書に記載されている日程に、年金事務所へ行って、持って行った書類のチェックを受けるという場合が多いようです。
しかし、普段、書類を読むことに慣れていないと、受け取った書類に「何が書いてあるのか分からない」「どういう意味なのか分からない」「どう対応すればよいのか分からない」という方もいらっしゃいます。そういった場合には、遠慮せずに誰かに聞きましょう。
税務調査でもそうなのですが、相手に提示された日程が都合わるい場合には、変更してもらえます。
しかし、年金事務所の調査は、あっさりと終わることも多いようですので、気が進まないからといって先延ばしにするのはやめた方がよいのではと存じます。
年金事務所は、日本全国各地にございます。どこの年金事務所に行けばよいのかは、通知書に記載されているかと存じますので、間違えずに行ってください。
地図などは、グーグルなどで検索すると調べることができます。
年金事務所は電話をかけても回線が混んでいて通じないことがおおいです。迷ったら電話で聞けばよいかなと思っていると、急いでいるのに通じないということもあり得ます。
できればあらかじめ、場所を調べておいた方がよいでしょう。
例えば当事務所がある渋谷ですと、渋谷年金事務所が管轄となります。グーグルなどで「渋谷年金事務所」と検索すると地図が出てきます。ハローワークや消防署の近くです。
持って行く書類も通知書に記載されております。
しかし、通知書に記載されているものが、何なのか分からないという方も、結構いらっしゃいます。
年金事務所によって書類が違うようなのですが、主に下記の通りです。
・賃金台帳（なければ源泉徴収簿）
・出勤簿
・源泉所得税領収証書（コピーでも可）
・代表者印（社外への持ち出し可能な場合）
・事業所調査のご案内（通知書のこと）
ここで戸惑うのは「源泉所得税領収証書」です。難しそうな漢字が並んでいて何のことだが分からないという方も多いのではないでしょうか。
これは要するに「源泉所得税の納付書（領収印が押してあるもの）」のこととなります。
なお、ペイジー払いの場合には納付書がありませんので、領収証書はありません。「所得税徴収高計算書の画面コピー」とATMで納付した場合には明細票、ネットバンクで納付した時は納付が完了した時の画面コピーなどで説明してみてはいかがでしょうか。
「所得税徴収高計算書」って何かというと、いわゆる納付書に記載する内容のことです。ペイジー払いの際にも、紙ベースの納付書に記載する内容を、入力してデータを作成したかと思います。
例えば、給与の総額が、１００万円で、人員が10人で、源泉税が10万円、税理士報酬が5万円で、人員が１人で、源泉税が5千円、納税額が合わせて10万５千円といった内容を記載したものとなります。
年金事務所によって対応が違う可能性もありますが、賃金台帳がない場合には、源泉徴収簿や給与明細などでもOKのようです。
源泉徴収簿は税理士に年末調整を依頼している場合には、税理士が作成していると思いますので、問い合わせてみてはいかがでしょうか。（おそらく年末調整関係の返却された資料の中に入っているのではないかと存じます。）
出勤簿がない会社もあると思います。社長一人の会社の場合には、出勤簿は作成していないと思いますので、そういった場合には、まずは準備ができた書類だけを持って行ってみてはいかがでしょうか。
このページでは年金事務所の事業所調査の通知が来た場合についてご紹介しました。
何が書いてあるのか分からないという方は、一人で悩まずに社労士や顧問税理士へ相談してみることをお勧めします。（年金のことは税理士業務ではありませんが、源泉徴収簿や源泉所得税の納付書のことなど、説明してくれるかと思います）
通知が来たら、無視せずにしっかりと対応なさってくださいね。