作家さん、漫画家さんに向けて電子帳簿保存法への対応について記載していきます。このページでは最低限これだけはやらないといけなくなりそうというものを記載しております。
電子帳簿保存法には３つの制度がありますが、そのうち、ひとつが今回強制適用、つまりみんなが対応しなければいけないものとなっております。
なお、筆者もまだ深くは理解できていないので、違っているところもあるかもしれません。
お金と手間をかけずに対応する方法を探しているところです。
※電子帳簿保存法については、ルールが改正される可能性もあります。（元々2022年1月からだったのですが、２年延期されましたし、ルールも少しゆるくなりました。）
電子帳簿保存法の中でも今回強制される電子取引の保存についての目的・意図は、公式の解説は国税庁のサイトなどにも記載がありますので、ここでは割愛しますが、要するに
①データの改ざんをさせないためのもの
②税務署が税務調査をする際にデータで提供された資料の検索をしやすくするためのもの
とも言えると思います。
ですから、改ざん対策と検索対策の２つをすることになります。
所得税法・法人税法上の保存義務者が対象ということになっています。聞きなれない用語だと思います。いわゆる確定申告する人と、すべての会社と思っていけばよさそうです。
個人事業主だけでなく、雑所得で申告している場合にも対象となるでしょう。
※電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】と読むと、雑所得の場合には、前々年の金額が 300 万円を超える場合とも記載がありましたが、請求書や領収書は自分を守るためのものですから、しっかり保管しておいた方がよいでしょう。
参照：国税庁公式サイト電子帳簿保存法一問一答（Q&A）～令和４年１月１日以後に保存等を開始する方～電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】
この電子帳簿保存法は、令和６年（２０２４年）１月１日から適用されますので、１月から対象となる取引については対応していかなければなりません。
電子帳簿保存法が始まると、最も変わる点は、ネット取引の資料は紙ではなくデータで保存する必要が出てくる点です。
ネット取引の資料と記載しましたが、これは、メールやネットからのＤＬやスクリーンショットなど紙以外の方法で、受け取ったり送ったりした請求書や領収書、契約書、注文書、見積書などは、紙ではなくデータで保存する必要が出てきます。
データとは、PDF やスクリーンショットなど紙以外のもののことで、それを保存しておくということになっております。
代表的な取引としては、アマゾンや楽天などのネット上で取引したものが対象となってくると言われています。
方法はいくつかありますが、お金をかけずに行う方法を紹介しておきます。
国税庁のサイトにある「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を使って事務処理規程を作ります。
国税庁のサイト：参考資料（各種規程等のサンプル）電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業者の例）（Word/18KB）
要するに改ざんしません、中身を変更等した場合には記録に残しますという規定となります。
これは、全員、なさってください。
なお、エクセルやワードで届いたものをＰＤＦに変換してもよいし、パスワード付きで届いたものをパスワード外した状態で保存してもよいとのことです。（前述の（Q&A）より）
続いては、税務調査対策ですが、もしもあなたの売上が１０００万円をこえない場合には、対応は比較的簡単です。
紙以外の方法で、受け取ったり送ったりした請求書や領収書、契約書、注文書、見積書などを、紙ではなくＰＤＦなどで保存しておき、税務調査がきたときに提出すればよいだけです。
いつの売上が１０００万円かというと２年前の売上です。（消費税と同じと覚えておけばよいでしょう。ただし、雑収入は含まないそうなので、消費税の計算上では１０００万円超だけど、電子帳簿保存法では１０００万円未満というケースもありそうですので、１０００万円前後の方は税務署等へ電話で確認した方が安心だと思います。）
データの保存は、今までも行っていると思います。どんな保存方法でも良いと存じますが、
例えば2024年フォルダを作って、売上、経費などのフォルダをつくり、保存しておくと確定申告のときにも楽だと存じます。
もしもあなたの売上が１０００万円をこえる場合には、検索できるように保存しておくということになります。
方法はいくつかありますが、ファイル名で管理する方法が楽なのではないかと思います。
具体的には、
データのファイル名に規則性をもって「日付・取引⾦額・取引先」を⼊⼒し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活⽤できるようにします。税務調査のときに検索しやすくするためです。
例えば、カドカワへ請求書をメールで送った場合、「20240131_㈱カドカワ_220000」などと名前を付けて、2024年のフォルダに、売上フォルダをつくって、さらにカドカワフォルダをつくって保存しておきます。
検索できればよいので、カタカナのカドカワでもアルファベットのKADOKAWAでも問題はないでしょう。全角でも半角でもどちらでもよいでしょう。スクウェア・エニックスなど名前に・がある場合や社名が長い場合など省略しても良いと存じます。検索するためにファイル名を指定しているので、同じ会社については、統一して表記しましょう。
これだけでＯＫです。
※金額は基本、税込金額です。もしも税抜経理している場合には税抜金額となります。もしもどちらか分からないという場合には、おそらく税込経理ですので、税込金額で作成しましょう。
さきほど、これだけでＯＫですと記載しましたが、ファイル名に規則性をもって「日付・取引⾦額・取引先」を⼊⼒するという部分、つまり、「20240131_㈱カドカワ_220000」の部分、かなり大変です。
売上の請求書であれば、数が少ないので出来るのですが、問題は電子書籍の領収書です。
作家さんや漫画家さんの場合、電子書籍の購入取引の数がかなり多いと思います。その一方で一件当たりの金額は少ないですし、細かい金額なので紛らわしいですし、かなり大変だと思います。そもそもシリーズものを１冊ずつ購入した場合などは、同じ日に同じ金額の取引が多数発生します。
少額な取引は、金額不要とかまとめてのファイリングでＯＫとかそういったルールを設定してほしいものですね。
このページでは作家さん、漫画家さんに向けて電子帳簿保存法への対応について記載しました。
お金と手間をかけずに対応していきたいですね。
こうやると便利だよ、簡単だよという方法がありましたら、共有してもらえると助かります。